学習塾・塾向け社内FAQ AI｜講師向けマニュアル・保護者対応ルールを即案内
学習塾・塾・個別指導・予備校向けに、講師マニュアル、保護者対応ルール、教室運営手順、研修資料をまとめてAI検索できる社内FAQ AIです。質問するのは講師、教室長、本部スタッフ、教務担当です。繰り返しの確認をAIで一次案内し、本部への確認を減らしやすくします。保護者や入塾検討者が直接質問する用途は、保護者向けの塾AIチャットボットをご覧ください。
サンプルを試す：塾・スクール向けデモでは、講師・教室長向けの内部確認を試せます。保護者向けの質問も同じデモに含まれます。
例：欠席連絡を受けた場合の振替処理は？／体験授業後の報告フローは？／月謝について保護者から聞かれたらどう案内する？
このページの対象読者
- 講師からの確認を一次案内したい学習塾本部・教務担当者
- 教室運営ルールや保護者対応の案内をそろえたい教室長
- 新人講師がマニュアルや運営ルールを確認しやすくしたい研修担当者
- 講師・教室長・本部で同じ資料を参照する運用を整えたい塾運営責任者
学習塾でよくある課題
- 質問先が本部やベテラン講師に集中する：振替授業、月謝案内、教材運用、保護者対応などの定型質問が毎日発生する。
- 教室ごとに案内がぶれやすい：講師や教室長ごとに説明が異なり、保護者対応の品質がそろいにくい。
- 新人講師が手順を探しにくい：研修資料や教室運営マニュアルの所在が分かりにくく、確認に時間がかかりやすい。
- 季節講習やイベント時に問い合わせが増える：短期間で質問が集中し、本部と教室のやり取りが増えやすい。
KnoAskでできること
講師マニュアルと教室運営ルールをまとめて検索
講師向け研修資料、授業運営マニュアル、欠席・振替ルール、保護者対応フローをまとめて登録し、「この場合はどう案内する？」という質問に自然文で答えられます。
講師向けFAQ AIとして定型質問を一次対応
講師や教室長がよく聞く内容をAIが先に案内します。特例や個別の対応は、教室長や本部が判断します。社内では ログインしてチャット を使い、メールアドレスとパスワードで同じ塾のアカウントが質問します。
保護者向け公開チャットとはボットも資料も分ける
保護者や入塾検討者が直接質問する公開チャットボットを作る場合は、保護者向けの塾AIチャットボットとして、社内FAQとは別のボットと別の資料を用意します。社内マニュアルは、保護者向けのチャットには登録しません。公開ページは FAQシステム、質問項目の整理は 塾FAQの質問例 です。
社内FAQ AIと公開チャットボットの違い
同じ塾でも、講師が内部ルールを確認する使い方と、保護者がサイトで質問する使い方は分けます。
| 用途 | 社内FAQ AI | 公開チャットボット |
|---|---|---|
| 用途主な利用者 | 社内FAQ AI講師・教室長・本部スタッフ・教務担当 | 公開チャットボット保護者・入塾検討者 |
| 用途講師マニュアル | 社内FAQ AI登録して検索する | 公開チャットボット公開用ボットには登録しない |
| 用途教室運営ルール | 社内FAQ AI登録して検索する | 公開チャットボット公開用ボットには登録しない |
| 用途月謝・コース案内 | 社内FAQ AI講師がどう案内するかの確認 | 公開チャットボット保護者への案内 |
| 用途体験授業 | 社内FAQ AI報告など対応手順の確認 | 公開チャットボット申込方法の案内 |
公開チャットの説明は 保護者向けの塾AIチャットボット、保護者向けの質問項目は 塾FAQの質問例 です。
想定質問例
- 欠席連絡を受けたときの振替授業ルールは？
- 保護者から月謝の引き落とし日を聞かれたらどう案内する？
- 体験授業後の報告フローは？
- 講師報告書の提出期限と提出先は？
- 教材が不足したときの申請方法は？
- 季節講習の申込変更はどこまで受け付ける？
- 教室の開校前チェックリストは？
- 保護者面談の日程変更依頼が来たときの対応手順は？
- 入退室アプリに不具合がある場合の一次案内は？
- 遅刻・欠席した生徒の記録方法は？
上の質問は、講師・教室長・本部が内部ルールを確認する例です。保護者向けの質問項目は 塾FAQの質問例、保護者自身が聞く公開チャットは 保護者向けの塾AIチャットボット です。部門横断の社内問い合わせは 社内FAQ AI、規程の検索は 社内規程・マニュアル検索AI もあわせて確認できます。
実際の回答イメージ
次の3件は、塾・スクール向けデモと同じサンプル資料の、講師・教室長向けの部分です。デモ用の一例です。自塾の資料を登録すると、その内容に沿って案内します。
欠席連絡と振替
登録資料
サンプル資料「塾・スクール向けFAQ・運営マニュアル」の「欠席連絡を受けたときの対応」
講師の質問
欠席連絡を受けた場合、いつまで振替できますか？
回答イメージ
授業開始の3時間前までの連絡は、月2回まで振替できます。3時間前を過ぎた連絡は、原則として振替できません。体調不良、学校行事、交通機関の遅延は教室長が判断します。振替期限は欠席日から30日以内です。
参照元: 塾・スクール向けFAQ・運営マニュアル（デモ用）
月謝を聞かれたときの案内
登録資料
同じサンプル資料の「保護者から月謝を聞かれたときの案内」
講師の質問
月謝について問い合わせを受けた場合、どのように案内しますか？
回答イメージ
概算の金額は伝えず、教室長へ引き継ぎます。一次案内の例は、「月謝は学年、科目数、週回数、教材の有無によって変わります。正確な金額は教室長からご案内しますので、確認して折り返します。」です。講師がその場で金額を断定しません。兄弟姉妹割引、キャンペーン、季節講習、教材費、入会金は、教室長が確認します。
参照元: 塾・スクール向けFAQ・運営マニュアル（デモ用）
体験授業後の報告
登録資料
同じサンプル資料の「体験授業後の講師報告フロー」
講師の質問
体験授業後の報告フローは？
回答イメージ
担当した講師は、授業終了後24時間以内に体験授業報告フォームを提出します。一次提出先は教室長で、確認期限は授業翌営業日の12:00までです。保護者への連絡は、教室長または教務担当が行います。講師から保護者へ、料金や入塾条件を直接案内しません。
参照元: 塾・スクール向けFAQ・運営マニュアル（デモ用）
回答の下には、使った資料の名前が表示されます。同じ質問は、塾・スクール向けデモで試せます。
ルールの案内と、人が判断すること
社内FAQ AIは、マニュアルに書いてある手順の確認に使います。教室運営の最終判断は人が行います。
AIで案内しやすい内容
- 振替ルール
- 報告書の提出
- 教材申請
- 開校・閉校の手順
- 入退室アプリの一般的な操作
- 季節講習の内部運用
教室長・本部が判断する内容
- 特例の振替
- 個別の返金・減免
- 保護者クレーム
- 生徒間トラブル
- 事故・安全の問題
- 個別の生徒への特別な対応
- 規定にない対応
緊急時は、教室長か本部へ連絡する
生徒の怪我、事故、不審者、災害、重大な保護者クレーム、生徒間トラブル、虐待の相談は、各塾で決めた連絡先、教室長、本部へすぐ連絡します。返金や特例も、教室長か本部が判断します。
給与、労務、個人評価、契約条件は、授業運営のマニュアルとは別のチャットボットにします。必要なときは 人事労務問い合わせAI として、見る人を分けます。
登録するのは、全講師が見てよい共通ルール
社内FAQに入れるのは、全講師が見てよい手順とマニュアルです。次の情報は資料に入れません。
- 生徒氏名、保護者氏名
- 電話番号、住所
- 成績、模試結果
- 出欠履歴、面談記録、個別指導記録
- 家庭事情
チャットでも、「成績の問い合わせを受けた場合の対応ルールは？」のように、生徒個人が分からない聞き方にします。取り扱いは プライバシーポリシー をご確認ください。
校舎差と、年度が変わる資料
校舎ごとにルールが違う場合
営業時間、振替ルール、授業時間、開講コース、教材、季節講習は、校舎で違うことがあります。ルールが同じなら、1つのチャットボットを本部と教室で使います。違うときは、校舎ごとのチャットボットに、その校舎の資料を登録します。無料プランで作れるチャットボットは1つです。複数作る場合は 料金 の上限内です。
季節講習と年度更新
春期講習、夏期講習、冬期講習、模試、年間スケジュール、教材、入試年度は、毎年変わりやすい情報です。古い資料を残すと、終わった年度の内容を案内することがあります。
- 古い資料は削除するか、新しい年度の内容に差し替える
- 資料名に年度を書く
- 講師へ広げる前に、代表的な質問で回答を確認する
新しい資料の反映が終わるまでは、今登録している内容で回答します。
導入メリット
- 繰り返しの確認を一次案内する：振替、報告、教材申請など、マニュアルにある質問をAIで先に案内し、本部への確認を減らしやすくします。
- 講師・教室長の案内をそろえやすくする：保護者対応ルールや運営手順を、同じ資料から確認できます。
- 新人講師が手順を確認しやすくする：必要なマニュアルや運営ルールを、質問して探せます。
- 季節講習など、質問が増える時期に使う：最新の内部運用を登録し、古い年度の資料は残さないようにします。
運用イメージ
1. 本部が最新資料を整理する
講師マニュアル、保護者対応ルール、教室運営手順、季節講習資料のうち、全講師が参照してよいものに絞ります。生徒個人の情報は除きます。
2. KnoAskへ登録する
整理した資料を、社内用のチャットボットへ登録します。保護者向けの公開チャットとは別のボットにします。
3. 実際の講師質問で回答を確認する
通常の振替、例外的な振替、通常の保護者案内、クレーム、生徒個人の質問、緊急の事故を試し、人へ渡すべき質問を教室長・本部・緊急連絡先へ案内できるか確認します。
4. 講師・教室長へ広げる
ログインしてチャット で使います。共有リンクから開くと、ログイン後にそのチャットへ進みます。会話の履歴と、回答への評価は管理画面で見られます。
5. 定期的に資料を更新する
よくある質問を見直し、答えにくい内容はマニュアルを直して差し替えます。年度が変わった講習資料は、新しい内容に差し替えます。
よくある質問
学習塾向け社内FAQ AIは誰が使いますか？
講師向けマニュアルと保護者対応ルールを一緒に登録できますか？
校舎運営マニュアルや研修資料にも使えますか？
保護者向けの公開FAQも作れますか？
無料プランでも試せますか？
保護者向けチャットボットとの違いは？
校舎ごとにルールが違っても使えますか？
生徒情報や成績を登録してもよいですか？
古い年度の講習資料が残っている場合は？
緊急事故やクレームもAIで回答しますか？
講師だけが使えるようにできますか？
本部と教室で同じマニュアルを使えますか？
新人講師だけで小さく試せますか？
関連ページ
- 塾・スクール向けデモ：登録前に、講師向けの質問と保護者向けの質問を試す
- 保護者向けの塾AIチャットボット：保護者や入塾検討者が直接質問する場合
- 塾FAQの質問例：保護者向けFAQの項目を整理する場合
- 社内FAQ AI：総務・人事・情シスも含めた部門横断の社内FAQ
- 社内規程・マニュアル検索AI：規程や申請ルールの検索が中心のとき
- FAQシステム：保護者向けの公開FAQページを作る場合
- ログインしてチャット：講師・教室長がログインして質問する場合
- 料金：無料プランと有料プランの上限
- 無料でチャットボットを作る：自分で登録して試す手順
- 活用事例：業種別の使い方
- 比較ページ：費用感や導入条件
自塾のマニュアルで社内FAQを確認する
講師マニュアルや保護者対応ルールをもとに、社内FAQとして使えるかを相談できます。ファイルは3点までです。生徒氏名、保護者連絡先、成績などの個人情報は、送る前に消してください。作成手順も公開しています。