社内規程・就業規則をAIで横断検索｜問い合わせ対応を効率化
PDFやWordで管理している就業規則、経費規程、申請手順をKnoAskに登録すると、社員は「有給休暇は何日前まで？」「交通費精算の締日は？」のように普段の言葉で質問できます。回答は、登録した規程やマニュアルの内容に基づきます。
登録不要のライブデモでは、サンプルの規程に対して画面右（スマホでは下部）のチャットから質問できます。
このページの対象読者
- 総務で、就業規則や申請ルールの問い合わせが繰り返されている担当者
- 管理部門で、経費規程や出張旅費規程の周知に手間がかかっている担当者
- 情報システム部門で、社内ポータルから規程を探せるようにしたい担当者
- 中小企業のバックオフィスで、まず小さく規程のAI検索を試したい担当者
よくある課題
- 規程がファイルで分かれている：就業規則、経費精算規程、稟議ルールが別々のPDFやWordにあり、探すだけで時間がかかる。
- 正式名称を覚えていない：社員は「在宅勤務したい」「交通費の締日」のように聞き、規程名では検索しない。
- 同じ確認が担当者に集まる：有給の申請期限や慶弔休暇の日数など、規程を見れば分かる質問が総務に繰り返される。
キーワード検索とAI検索の違い
共有フォルダやPDF内のキーワード検索では、規程名や語句が分からないと該当箇所にたどり着きにくいことがあります。KnoAskは、登録した規程やマニュアルを参照して、普段の言葉の質問に回答します。
| 従来の検索 | KnoAskのAI検索 |
|---|---|
| 従来の検索規程名やキーワードを知る必要がある | KnoAskのAI検索普段の言葉で質問できる |
| 従来の検索PDFを開いて該当箇所を探す | KnoAskのAI検索登録した複数の資料を参照して回答する |
| 従来の検索正式名称が分からないと探しにくい | KnoAskのAI検索「在宅勤務したい」のように、規程名を出さなくても質問できる |
| 従来の検索複数資料を個別に確認する | KnoAskのAI検索登録した関連資料を横断して検索する |
回答は登録した資料の範囲に限られます。資料にない規則や、登録していない版は案内できません。操作手順書やマニュアルの横断検索が主目的の場合は PDF・マニュアルをAIで横断検索 を参照してください。
社内規程のAI検索でできること
就業規則・申請ルールを自然文で検索
就業規則、経費規程、出張旅費規程などを1つのボットに登録できます。社員は規程番号や正式名称を知らなくても質問できます。
社内の検索窓口として置く
共有リンク、Webサイトへの埋め込み、ログイン後のチャットで社内に展開できます。社内FAQや定型質問の自己解決が主目的の場合は 社内FAQ AI、検索の仕組み自体を知る場合は RAGの仕組み を参照してください。部門横断の問い合わせ窓口を作りたい場合は 社内チャットボットAI を見てください。
登録する文書とファイル形式
規程・申請ルールとして登録する文書
ファイル形式とは別に、次のような社内文書の検索に向いています。
- 就業規則
- 給与規程
- 経費精算規程
- 出張旅費規程
- 在宅勤務規程
- 情報セキュリティ規程
- 稟議ルール
- 各種申請マニュアル
- 社内手順書
対応しているファイル形式
PDF、Word（.doc/.docx）、Excel（.xls/.xlsx）、CSV、テキスト（.txt）、URL取り込みに対応しています。文書管理システムへ移し替えなくても、今あるファイルを登録して試せます。
利用イメージ
次の3件は、質問と登録資料、回答の流れの例です。日数や金額は、登録した資料の記載に従います。サンプルで試す場合は 社内規程のライブデモ を開いてください。
有給休暇の申請期限
質問：有給休暇はいつまでに申請すればよいですか？
登録資料の例：就業規則（ナレッジのタイトル例：就業規則）
回答の流れ：登録した就業規則の記載に基づいて、申請期限を案内します。デモの「有給休暇の申請方法は？」から、同じ種類の質問を試せます。
交通費精算の締日
質問：交通費精算の締日はいつですか？
登録資料の例：経費精算規程（ナレッジのタイトル例：経費精算規程）
回答の流れ：登録した経費精算規程の記載に基づいて、締日を案内します。デモの「交通費精算の締日は？」から試せます。
在宅勤務の申請
質問：在宅勤務したいときは、何を申請しますか？
登録資料の例：在宅勤務規程（ナレッジのタイトル例：在宅勤務規程）
回答の流れ：規程名を質問に含めなくても、登録した在宅勤務規程を参照して申請の要否や手順を案内します。資料にない内容は、確認できない旨を返すことがあります。
ボット設定の「参照元を表示する」をオンにすると、回答の下に参照したナレッジのタイトルが表示されます。ページ番号や本文の引用抜粋を、利用者向け画面に固定表示する機能ではありません。
導入3ステップ
- 規程を登録：就業規則や申請マニュアルなど、回答に使いたい最新資料をアップロードします。
- 回答・公開範囲を確認：テスト質問を行い、意図した資料を参照できるか確認します。回答トーンと、参照元タイトルの表示有無も設定できます。
- 社内へ展開：共有リンク、Web埋め込み、ログイン後のチャットのいずれかで公開します。埋め込み先は許可ドメインを指定できます。
棚卸し、版の整理、改定時の更新手順は 社内規程検索AIの導入手順 にまとめています。操作の流れは 3分で始める手順、ログイン後の使い方は ログインしてチャット を参照してください。
規程検索の質問例
- 有給休暇の申請方法は？
- 在宅勤務のルールは？
- 経費精算の締め日は？
- 交通費精算の条件は？
- 就業時間の規定は？
- 慶弔休暇は何日？
- 遅刻時の連絡方法は？
- 残業申請は必要？
- 社用PC利用ルールは？
- 個人情報取扱いの注意点は？
上の質問は 社内規程のライブデモ で試せます。定型の社内FAQをAI化するなら 社内FAQ AI の役割です。
社内規程をAI検索するときの注意点
- 古い版と新しい版を混在させない：両方を登録していると、現行と異なる案内になることがあります。改定時はナレッジを差し替えるか、旧版を削除して現行版だけを残します。
- 廃止した規程を残さない：廃止済みのファイルが残っていると、その内容も回答に使われることがあります。
- 回答させる資料の対象範囲を決める：最初は勤怠や経費など、問い合わせの多い規程に絞ると確認しやすいです。
- 個人情報・機密情報は社内ルールに合わせる：登録する資料の範囲と、ログイン後チャットや社内限定の共有リンクなど公開方法を決めてから使います。
- AIの回答だけで人事・法務判断を完結させない：就業規則や人事制度について、AIの回答を最終的な法務・労務判断として使わないでください。解雇、懲戒、休職の可否など個別判断は、人事・総務・法務が確認します。
向いているケース / 向いていないケース
KnoAskが向いているケース
- 規程やマニュアルがPDF等で複数存在する
- 同じ社内問い合わせが繰り返されている
- 正式な規程名を社員が覚えていない
- まず小規模にAI検索を試したい
別の仕組みを検討した方がよいケース
- 規程そのものの作成・承認ワークフローを管理したい
- 電子稟議システムが主目的
- 人事労務判断そのものをAIへ完全自動化したい
- 高度な文書管理・電子署名を求めている
KnoAskは、登録した規程やマニュアルを検索して案内するAIです。規程の起案、承認、電子署名を行う規程管理システムではありません。
導入メリット
- 規程確認の入口を一つにしやすい：就業規則や申請ルールへの質問を、登録資料に基づく案内へ寄せられます。
- 新入社員が自分で確認しやすい：規程名を知らなくても、申請期限や手続きの有無を質問できます。
- 探す手順を減らしやすい：ファイルを開いて該当箇所を探す前に、質問で概要を確認できます。
- 担当者依存を減らしやすい：同じ確認を、特定の総務担当者だけが答え続ける状態を避けやすくなります。
削減件数や時間は、登録する資料と質問の内容によって変わります。このページでは効果の数値を示していません。
よくある質問
社内規程をAI検索するメリットは？
複数のPDFをまとめて検索できますか？
就業規則にも利用できますか？
規程を更新した場合はどうすればよいですか？
古い規程が登録されているとどうなりますか？
AIの回答が間違う可能性はありますか？
社外に公開せず利用できますか？
セキュリティは大丈夫ですか？
対応ファイル形式は？
導入にはどれくらい時間がかかりますか？
無料プランの範囲を教えてください
公開範囲はどう管理しますか？
社内規程のAI検索を試す
ライブデモでサンプル質問を確認できます。自社の規程で試す場合、無料プランはボット1個、月100回の会話、ナレッジ5件（合計10MB）までです。クレジットカードの登録は不要です。操作手順は 3分で始める手順 を参照してください。