人事労務問い合わせAI｜入退社・勤怠・給与の社内質問を自動化

このページの対象読者

• 入退社手続きや勤怠ルールの問い合わせが多い人事・労務担当者
• 給与・休暇・各種申請の案内を揃えたい総務担当者
• 担当者が代わっても、同じ案内を出せるようにしたい管理職
• 人事労務の定型質問だけを、一部署から試したい担当者

人事労務でよくある課題

• 同じ質問が毎月繰り返される：勤怠締め日、給与反映日、休暇申請方法の問い合わせが集中する。
• 案内が担当者ごとにぶれやすい：同じ手続きでも、答える人によって説明が分かれる。
• 制度変更時に新旧が混ざる：改定後も古い規程が残ると、時期の違う案内が混ざります。
• 新入社員が手続きを探しにくい：提出書類や申請先を、必要なときに自分で確認しにくい。

KnoAskでできること

人事規程・労務手順を横断検索

「育児休業はいつまでに申請しますか」のように、人事へ繰り返し届く手続きの質問に使います。就業規則そのものを探すときは就業規則・社内規程をAI検索をご覧ください。答えは、登録した資料から探します。仕組みはRAGチャットボットの仕組みで説明しています。

時間帯を問わず定型情報を確認しやすくする

入退社、勤怠、給与明細の見方、休暇申請など、規程や手順書にある定型質問を一次案内します。担当者が不在の時間でも、登録した手順を確認できます。

一部署から公開範囲を決めて試す

人事労務の手順書だけを1つのボットに登録して、少人数から確認できます。ログインしてチャットは、同じ組織のユーザーがメールアドレスとパスワードで利用します。社内サイトへ埋め込むときは、そのサイトを見られる人と、埋め込みを許可するWebサイトの設定で、利用できる範囲が決まります。

社員から届きやすい質問

• 有給休暇の申請期限と承認フローは？
• 勤怠の打刻漏れはどこから修正できますか？
• 残業申請の基準と申請期限は？
• 給与明細はいつどこで確認できますか？
• 扶養変更の手続きに必要な書類は？
• 入社時に提出する書類一覧は？
• 休職を申請するときの手順と提出先は？
• 育児・介護休業の申請期限と窓口は？
• 住所変更時の届出手順は？
• 在宅勤務制度の申請方法は？

手続きを確認するための質問です。休職できるか、扶養に入れるかといった判断は、人事の担当者に確認します。

就業規則や社内規程を探す場合は就業規則・社内規程をAI検索。総務や情シスを含む全社の質問は全社向け社内FAQ AI。部門をまたぐ入口は社内問い合わせをまとめるAIチャットボットです。

AIで案内する質問と、人が判断する質問

登録された制度・規程・手続きを案内します。個別の処遇や法律上の判断は、人事・労務の担当者が行います。

処遇、適法性、認定は、人事・労務の担当者と、必要に応じて社労士・弁護士が確認します。

給与・勤怠・扶養・休業で案内する範囲

給与は確認方法まで

「給与明細はいつ、どこで確認できますか」には、登録した手順でお答えします。金額、手取りの増減、賞与額は、給与システムでご確認ください。

勤怠は手順まで

「打刻を忘れたときの修正手順」は、登録した手順書から案内します。今月の残業時間や昨日の退勤時刻は、勤怠システムでご確認ください。

扶養・税・社会保険

扶養変更の手続き、必要書類、提出先は、規程に書いてある範囲で案内します。税法上の扶養に入るか、社会保険の扶養になるかは、条件によって結論が変わります。最終的な認定は、担当部署に確認する案内にしてください。

休職・育児・介護

申請期限、必要書類、申請方法、社内窓口を案内します。取得できるか、法律上の権利があるかは、人事の担当者に確認する案内にしてください。

配慮が必要な相談

ハラスメント、心身の不調、妊娠、介護、障害や配慮、家庭の事情は、詳しい内容をチャットに書かず、社内の相談窓口をご案内ください。資料に窓口が書いてあれば、その連絡先を伝えます。答えない話題は、ボットの設定で指定できます。

資料として登録しない情報

社員全員に見せてよい規程・手続き・FAQを登録します。次の情報は登録しないでください。

• 社員名簿
• 給与明細
• 評価情報
• 健康情報
• マイナンバー
• 銀行口座
• 扶養家族の個人情報
• 懲戒記録
• 個別の休職情報

マイナンバー、銀行口座、パスワードなど、回答に必要のない情報は、チャットに入力しないよう社員へ伝えてください。入力した内容は会話の記録に残り、同じ組織の管理者と編集者が確認できます。詳しくはプライバシーポリシーをご覧ください。

制度改定時にやること

規程を改定したあとに古い版を残すと、以前の内容を案内することがあります。

1. 最新規程へ差し替える
2. 古い版を削除するか、回答に使わないようにする
3. 改定後の代表質問で回答をテストする
4. 周知日と適用日が違う場合は、文書上で区別する

10月1日に発表し、11月1日から適用する制度では、文書に適用開始日を書いてください。古い版を残す場合は、今の案内用と、過去の確認用に分けます。取り込み中の資料は、完了してから差し替えてください。完了前は、それまでの内容で回答します。手順は社内規程検索AIの導入手順もご覧ください。

回答イメージ

登録した資料に手順が書いてあるときの答え方です。日数や提出先は、そのファイルの記載に沿います。

回答の下には、参照した資料の名前が表示されます。

導入で期待できること

• 定型問い合わせを一次案内しやすくする：人事担当者への繰り返し質問を減らせる可能性があります。
• 案内のばらつきを抑えやすくする：登録した規程の記載に沿って案内します。最終的な確認は人事の担当者が行います。
• 新入社員が手続き情報へアクセスしやすくする：提出書類や申請先を、登録した資料から確認できます。
• 改定後の案内を今の規程に合わせる：最新版へ差し替え、改定後の質問で確認します。

よくある質問

関連ページ

• 就業規則・社内規程をAI検索：規程そのものを探す場合
• 全社向け社内FAQ AI：総務・人事・情シスを含む定型質問
• 社内問い合わせをまとめるAIチャットボット：部門をまたぐ入口
• RAGチャットボットの仕組み：登録資料を検索して回答する流れ
• ログインしてチャット：メールアドレスとパスワードで社内利用
• ライブデモ：有給・給与明細の確認場所・入社書類のサンプル
• 料金：Freeプランと有料プランの上限
• 無料登録：Freeプランで人事労務の手順書を試す
• 社内規程検索AIの導入手順：版の整理と改定時の更新
• 情シス向け社内問い合わせAI：VPN、アカウント、端末設定の質問
• 活用事例：人事労務の窓口をまとめるパターン