社内チャットボットとは？社内FAQとの違い・導入手順を解説

社内チャットボットは、社内FAQ、規程、手順書、社内Wikiをもとに、社員からの質問へ自然文で答える仕組みです。ここでは「社内FAQとどう違うのか」「どんな質問が向いているのか」「どこから導入すべきか」を整理します。

社内チャットボットとは

社内チャットボットは、社員向けの問い合わせ窓口として動くAIチャットです。よくある質問に答えるだけでなく、規程、申請フロー、PDF手順書、社内マニュアルなどをまとめて参照しながら案内できる点が特長です。

特に「どこに書いてあるか分からない」「正式名称を知らない」「担当者に聞くほどではないけれど確認したい」という社内問い合わせと相性が良く、総務・人事・情シス・本部機能で導入しやすいテーマです。

社内FAQとの違い

比較項目 社内FAQ 社内チャットボット
役割 よくある質問を整理して自己解決しやすくする 質問受付の入口として、FAQや文書を横断して案内する
向いている質問 定型で答えが固定しやすい質問 FAQ、規程、手順書をまたいで調べたい質問
情報源 FAQ項目中心 FAQ、規程、PDF、社内Wiki、手順書など複数
設計の考え方 質問と回答を整理する AIで答える範囲と人へつなぐ範囲を整理する

まずは社内FAQを整えたい場合は 社内FAQ AI、より広い社内問い合わせの入口を作りたい場合は 社内チャットボットAI が向いています。

社内チャットボットに向いている質問

  • 有給申請や経費精算など、申請フローが決まっている質問
  • VPN、アカウント、端末設定など、手順書ベースで案内できる質問
  • 勤怠修正、給与明細、福利厚生など、人事労務の定型質問
  • 社内規程やガイドラインの参照先を知りたい質問

逆に、個別の承認判断、評価・査定、例外対応、機密性の高い人事判断などは、人が対応すべき範囲として切り分けるのが基本です。

導入手順

1

対象部門と質問を決める

総務、人事、情シスなどから、同じ質問が多い部門を一つ選び、AIに任せる対象を絞ります。

2

FAQと文書をまとめる

FAQ、規程、PDF手順書、社内Wikiなど、回答の根拠になる文書を集めて登録します。

3

AIと有人対応の境界を決める

定型質問はAI、個別判断は担当窓口へ、という運用ルールを先に決めておくと立ち上がりが早くなります。

失敗しやすい点

  • 最初から全部門を対象にする：まずは一部門や一業務に絞った方が、質問の質と改善点を見つけやすくなります。
  • 文書だけ入れて運用ルールを決めない：AIが答える範囲、人が引き継ぐ範囲、更新担当を決めておくことが重要です。
  • FAQと文書の役割を分けない：定型質問はFAQ化し、長い説明は規程や手順書を参照させる方が精度を上げやすくなります。

質問例

  • 有給休暇の申請フローは？
  • 経費精算の締め日は？
  • VPNの接続方法は？
  • 住所変更時に必要な手続きは？
  • SaaSアカウントの申請先は？
  • 育児休業の対象条件は？

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