社内規程検索AIの導入手順｜散在する規程をまとめて検索する進め方【2026年版】
総務・管理部門では、就業規則・経費規程・稟議規程などがPDFやフォルダに分散し、「どこに書いてあるか分からない」問い合わせが発生しがちです。本ガイドでは、社内規程検索AIを棚卸しから版管理・公開・改定運用まで進める手順をまとめます。
社内規程AI検索で重要なのは、AIへ大量のPDFを入れることではなく、「どの文書を正本とするか」「旧版をどう扱うか」「改定時に誰が更新するか」を先に決めることです。本ガイドでは、その設計から公開後の運用までを整理します。
先に体験する：画面の動きは 社内規程ライブデモを見る（登録不要）。機能の範囲は 社内規程をAI検索する機能 で確認できます。
このガイドで解決すること
できることの一覧は 社内規程をAI検索する にあります。このページでは、次の運用を決めます。
- どの文書を正本にするか
- 旧版をどこに残し、チャットの回答から外すか
- 改定日と施行日・適用日をどう分けるか
- 誰が正式版を管理し、誰が登録資料を更新するか
- どの社員範囲に見せるか
- 個別の人事・法務判断をどこへ回すか
社内FAQ AIとの使い分け
規程そのものを探したいなら規程検索、よくある質問への短い回答を整備したいなら社内FAQです。始め方が違います。
| 観点 | 社内規程検索AI | 社内FAQ AI |
|---|---|---|
| 主な情報源 | 就業規則、各種規程、申請手順書、ガイドライン | FAQ項目、運用Q&A、手順の要約 |
| 向いている質問 | 「慶弔休暇は何日？」「経費の上限は？」など規程の参照 | 「締め日は？」「申請フォームはどこ？」など定型FAQ |
| 導入の第一歩 | 規程の棚卸しと現行版の整理 | よくある質問リストの整理 |
FAQの回答文から始める手順は 社内FAQをAI化する手順、製品の違いの入口は 社内FAQ AI です。手順書や操作マニュアルが中心なら PDF・マニュアルをAI検索 を見てください。
導入後に期待できること
- 探しやすくする：規程名や保存場所を知らなくても、登録した現行版から情報を探しやすくする
- 同じ確認の受け皿：登録した現行版を参照して、制度や手続きの一般案内を返す
- 新入・異動者の立ち上がり：必要な規程・手続きを自己解決しやすくなる
探索時間や問い合わせ件数がどれだけ変わるかは、導入前後の記録が別に必要です。このページでは数値の目安は置きません。
導入前チェックリスト
登録を始める前に、規程ごとに次が分かっているかを確認します。
- 規程名
- 所管部門
- 現行版
- 改定日
- 施行日・適用開始日
- 旧版の保存場所
- AI回答対象にするか
- 公開可能な社員範囲
- 更新担当者
導入・運用手順（5ステップ）
1. 規程を棚卸しする
共有フォルダ、社内ポータル、紙をスキャンしたPDFを洗い出し、上のチェックリストで一覧にします。全部を最初から登録する必要はありません。問い合わせが多く、正本が明確で、個別判断が少ない領域から始めます。
最初の候補は、自社の規程に合わせて選んでください。
- 就業規則・勤怠・休暇関連
- 経費精算・交通費・稟議規程
- 情報セキュリティ・個人情報取扱
- 在宅勤務・副業・服務規律
- 各種申請フロー（入退社・住所変更など）
情報セキュリティ規程には、システム構成、管理者の連絡先、緊急連絡先、セキュリティ設定など、全社員に見せない情報が含まれることがあります。全社員向けのチャットへ登録する前に、誰に見せてよいかを確認します。
紙をスキャンしたPDFは、文字を選択してコピーできる状態にしてから登録します。ページ全体が画像のPDFや、手書きだけで文字をコピーできないPDFは読めません。
人事の定型手続きに絞る場合は 人事労務問い合わせAI も参照できます。登録した資料から関連箇所を探して答える流れは RAGチャットボットの仕組み です。
2. AIへ登録する前に「正本」を決める
同じ規程でも、次が同時にあることがあります。
- SharePoint上のPDF
- 社内ポータル掲載版
- Word原本
- 紙の規程
どれを正式版として登録するかを、人が決めます。現行版だけを正本にし、下書きと重複ファイルは登録から外します。
ファイル名には版が分かる表記を残すと、あとから見違えにくくなります。例として「就業規則_第8版_2026-10-01適用」のような名前です。改定日だけを書くと、施行日が別のときに現行版を誤ることがあります。
版管理表の記入例
次の表は記入例です。実在の会社の規程ではありません。
| 文書 | 所管 | 版 | 適用日 | AI登録 |
|---|---|---|---|---|
| 就業規則 | 人事 | 第8版 | 2026/10/1 | ○ |
| 就業規則_旧 | 人事 | 第7版 | 2025/4/1 | × |
| 経費規程 | 経理 | 第3版 | 2026/7/1 | ○ |
改定日と施行日・適用日
公布日、改定日、施行日、適用開始日は、別の日付になることがあります。たとえば10月15日に改定し、11月1日に施行するケースです。
将来の規程を現行版と同時に登録すると、いま適用中のルールと、まだ始まっていないルールが混ざることがあります。次のように分けます。
- 回答には現行版だけを使う
- 将来の規程は別の場所で保管し、チャットには登録しない
- 文書の中で「11月1日から適用」と書き、現行の案内と区別する
- 切替日に、登録資料を現行版へ更新する
旧版を残す必要がある場合
監査や過去の確認のために、旧版を残す会社もあります。ファイルを残しておくことと、チャットの回答に使うことは別です。
旧版を残す場合でも、社員向けのチャットには現行版だけを登録します。旧版は共有フォルダなど、チャットとは別の場所に保管します。すでに登録した旧版は削除します。
3. 登録して、社員の言葉でテストする
登録できるファイルは PDF、Word（.doc / .docx）、Excel（.xls / .xlsx）、CSV、テキスト（.txt）です。1ファイルの上限は10MBです。操作の流れは クイックスタート を見てください。
規程名を出した質問だけでは不十分です。規程名を知らない社員の言葉で試します。
- 規程名を知っている質問の例：経費規程の第12条を教えて
- 社員に近い質問の例：出張で新幹線を使った場合、いくらまで精算できますか？
- 社員に近い質問の例：祖父が亡くなった場合、何日休めますか？
公開前に、少なくとも次の4種類を試します。資料にない質問と、人の判断が必要な質問では、資料に書いていないことまで答えていないかを見ます。
| 種類 | 見ること | 質問の例 |
|---|---|---|
| 1. 1つの規程だけで答えられる | 参照した規程が現行版か | 有給休暇の申請方法を教えてください |
| 2. 複数規程に関係する | 関係する現行版を参照しているか | 在宅勤務の日に交通費は申請できますか？ |
| 3. 答えが資料にない | 資料にない日数や条件を答えていないか | 登録していない制度名について聞く |
| 4. 人の判断が必要 | 結論を断定せず、窓口を案内できるか | この社員を懲戒してよいか |
複数規程にまたがる確認では、組み合わせの例として次を使います。答えの日数や金額は、自社の現行版に書いてある範囲だけを見ます。
- 就業規則と在宅勤務規程
- 経費規程と出張旅費規程
- 情報セキュリティ規程とPC利用ガイド
登録した資料に答えがないときは、「確認できません」と案内します。問い合わせ先のURLを設定していると、そのリンクも表示します。資料にない内容を一般論で補っていないか、このテストで確認します。
AIが答えてはいけない質問
制度や手続きの一般案内に留め、個別判断は総務・人事・法務などへ案内します。次はAIに結論を任せない質問です。
- この社員を懲戒してよいか
- このケースはハラスメントか
- この支出を例外承認してよいか
- この契約は法的に問題ないか
- この社員は休職対象か
答えたくない話題は、設定の「禁止トピック」に指定できます。指定したあとも、公開前に実際の質問で確認します。人事の個別相談の分け方は 人事労務問い合わせAI も参照できます。
回答確認の例
次はテストの見方です。休暇の日数は、自社の登録資料に書いてあるかを確認します。
- 登録資料：就業規則、慶弔休暇規程
- テスト質問：祖父母が亡くなった場合の休暇日数は？
- 確認項目：正しい規程を参照するか。資料にない条件を作っていないか。個別判断が必要なら担当窓口を案内できるか
4. 公開範囲を決める
公開方法は次の3つです。同じ会社のアカウントでログインした人は、その会社のチャットを開けます。部署ごとに見せる資料を分けたいときは、全社員向けのチャットへ機密の規程を入れず、渡すアカウントと登録する資料を分けます。
- ログインしてチャット：メールアドレスとパスワードでログインして使います。アカウントは会社ごとに分かれます。管理画面では、その会社のチャットを切り替えられます。会話の一覧も管理画面で確認します。手順は ログインしてチャット です。
- 共有リンク：ログインした人が、対象のチャットを開くURLです。URLだけでは開けません。渡す相手は、同じ会社のKnoAskアカウントを持つ人にします。
- Web埋め込み：社内ポータルなどに設置できます。設置したページを開ける人は、KnoAskにログインしなくても質問できます。ポータルへログインしていても、埋め込みのチャットまで自動ではログインされません。許可するドメインを指定すると、そのサイト以外では表示されません。手順は ウィジェット設置 です。
例外の相談は、担当窓口へ案内する文面を決めておきます。
5. 改定のたびに更新する
共有フォルダのファイルを直しても、KnoAskに登録した資料は自動では変わりません。次の順で更新します。
- 規程改定
- 正式版の確定
- 登録した資料を現行版へ差し替える
- 旧版の登録を削除する
- 代表的な質問で確認する
- 社員へ案内する
差し替えは、同じ資料のファイルを現行版に置き換える操作です。反映が終わるまで、回答はそれまでの内容のままです。反映が終わるまで、同じ資料を続けて差し替えることはできません。
更新する人を、導入前に決めます。規程の所管部署が正式版を管理し、KnoAskの管理担当が確定した版を登録します。所管の例は人事、総務、経理、情シス、法務です。どの版が正しいかは、所管部署が判断します。
対象規程は、運用が安定してから段階的に広げます。四半期ごとは、頻度の一例です。
登録内容から答えが見つからなかった質問は、会話画面で確認できます。足りない現行版を追加する候補にします。
失敗しやすい点
- 旧版と現行版の混在：回答が矛盾し、現場の信頼を損ないやすい代表的な原因の一つです。
- 施行前の規程を同時に登録する：現在のルールと将来のルールが混ざります。
- 規程改定後の更新漏れ：紙やPDFだけ直して、登録した資料を直さない場合です。
- 解釈が分かれる条文をAIに任せる：法務・人事の個別判断は人が対応します。
- 見せてよい範囲を確認せずに全社員向けへ登録する：情報セキュリティ規程などに、限られた人だけが見る情報が含まれることがあります。
- 最初から全規程を一括登録する：問い合わせの多い領域に絞った方が、正本の確認を続けやすいです。
効果の見方
管理画面で見られるものと、別に集計するものを分けます。見られる項目はプランによって違います。
| 指標 | 測定方法 |
|---|---|
| 会話一覧 | 管理画面で確認できます。保存日数はプランによります |
| 今月の質問数 | 管理画面のプラン利用状況 |
| 回答できなかった質問 | 会話画面の一覧。追加する現行版の候補にする |
| 評価（良い / 悪い）の件数 | 回答ごとに良い・悪いを記録できます。件数の集計はプランによります |
| 時間帯・質問トピック | プランによります。確認できる範囲は料金プランを見てください |
| 総務などへの問い合わせ件数 | メールや問い合わせ管理で、別に集計します |
| 新入社員の声 | アンケートなどが必要 |
最初に試す質問例
規程名を出さない言い方です。日数や金額の正解は、自社の現行版に書いてある範囲だけを確認します。
- 有給休暇の申請方法を教えてください。
- 経費精算の締め日はいつですか？
- 慶弔休暇は何日取得できますか？
- 在宅勤務の申請は必要ですか？
- 在宅勤務の日に交通費は申請できますか？
- 出張で新幹線を使った場合、いくらまで精算できますか？
- 祖父が亡くなった場合、何日休めますか？
- 社用PCを私用で使ってもよいですか？
よくある質問
社内規程検索AIと社内FAQ AIの違いは？
旧版の規程も登録してよいですか？
将来施行される規程はどう管理しますか？
スキャンPDFも登録できますか？
部門ごとに見せる規程を分けられますか？
AIに人事・法務判断を任せてもよいですか？
規程改定時は何を更新すればよいですか？
何種類の規程から始めるべきですか？
自社の規程で試す
無料プランは0円で継続できます。ログインユーザー1名、ボット1個、月100回の会話、ナレッジ5件（合計10MB）、会話の保存7日間で、Webサイトへの埋め込みができます。クレジットカードの登録は不要です。自社の現行版を登録して、テスト質問で回答を確認できます。上限の一覧は 料金プラン、導入設計の相談は 導入相談 です。