複数PDFをAIで横断検索｜マニュアル・手順書をまとめて質問

KnoAskに複数のPDFマニュアルや手順書を登録すると、「経費申請の手順は？」「故障時は最初に何をする？」のように、普段の言葉で質問できます。Word、Excel、WebページのURLも、同じボットに追加できます。

質問すると、登録した資料の中から関係する箇所を探して答えます。キーワードに一致したファイルの一覧を並べる検索ではありません。

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無料で試すと、0円のFreeプランで始められます。ボット1個、月100回の会話、ナレッジ5件（合計10MB）までです。会話の保存は7日間で、クレジットカードは不要です。上限は料金をご覧ください。

登録前に質問の画面を見るなら、用途別ライブデモをご利用ください。社内FAQ、社内規程、問い合わせ対応のサンプルです。

複数のPDFマニュアルで起きやすいこと

  • どのPDFを開けばよいか分からない：操作マニュアル、業務手順書、研修資料がフォルダに分かれ、対象のファイルにたどり着くまでに時間がかかる。
  • ファイル名や保存場所を知らないと探せない：フォルダ検索やPDF内のCtrl+Fは、正式名称やキーワードが一致しないと見つかりにくい。
  • 似た手順書が複数あり、どれが現行か分かりにくい：更新のたびに版が増えると、古いPDFが検索対象に残る。
  • PDFはあるのに、同じ質問が担当者へ戻る：手順の確認だけで問い合わせが繰り返される。

就業規則や申請ルールを探す場合は、社内規程をAI検索をご覧ください。操作手順、業務マニュアル、研修資料を探す場合は、このページの例が近いです。

PDFを1つずつ開いて探す場合との違い

従来 KnoAskでAI検索
従来フォルダから対象PDFを探す KnoAskでAI検索自然文で質問する
従来PDFを個別に開く KnoAskでAI検索複数資料から関連情報を検索する
従来Ctrl+Fでキーワード検索する KnoAskでAI検索表現が完全一致しなくても検索しやすい
従来保存場所やファイル名を知る必要がある KnoAskでAI検索内容をもとに探せる

資料に関係する記載がない場合や、質問と資料の言い方が大きく違う場合は、案内できないことがあります。

検索と回答生成の違い

KnoAskは、キーワードに一致したページの一覧を返す検索ではありません。登録した資料から質問に関係する情報を探し、その内容をもとに答えます。

この探し方は、関係する情報を見つけてから答えるRAGです。仕組みはRAGチャットボットの仕組みをご覧ください。

1つのPDFだけを開いて、そのファイルに質問する使い方とも違います。KnoAskでは、同じボットに登録した複数の資料をまとめて使います。

相性のよいPDFと、注意が必要なPDF

向いているのは、文字を選択してコピーできるPDFです。文書の文字を読んで探します。

相性がよいPDF

  • 操作マニュアル
  • 業務手順書
  • 研修資料
  • チェックリスト
  • 製品マニュアル
  • 社内手続きの手順資料

注意が必要なPDF

  • 画像だけのスキャンPDF：ページ全体が画像で、文字をコピーできないPDFは読めません。
  • 手書きだけの資料：文字をコピーできない手書きは読めません。
  • 図だけで構成されている資料：図だけを見て手順を読み取ることはできません。
  • 配置で意味が分かる資料：見た目の配置でしか手順が分からない資料は、文字だけでは伝わらないことがあります。

表・図・画像の扱い

PDFの表は、表の中の文字を読んで探します。罫線やセルの結合など、表の見た目はそのまま残りません。

文字をコピーできるPDFに入っている画像は、読み取れる場合は短い説明を付けて、質問の手がかりにすることがあります。説明には、画像の中で読める文字が含まれることがあります。画面のキャプチャや図解を、見たまま正確に読み取るものではありません。フローチャートも、矢印や分岐をそのまま再現するわけではありません。

ページ全体が画像のスキャンPDFは読めません。

古いPDFを残すと、古い手順を案内することがあります

似た手順書が複数あるとき、KnoAskはどれが最新版かを自動では判断しません。廃止版も登録したままなら、その内容も検索対象です。

  • 廃止版は削除するか、登録から外す
  • 最新版のPDFへ更新する
  • 同じ業務の資料を、複数の版で混ぜて残さない
  • 更新したあとは、代表的な質問で確認する

PDF以外は、足りない資料を足すときに使う

まずはPDFを登録し、手順の補足がWordやExcelにあるときだけ、同じボットに追加できます。

Word / Excel / CSV / テキスト

Word（.doc / .docx）、Excel（.xls / .xlsx）、CSV、テキスト（.txt）を登録できます。WordやExcelは、本文やセルに書かれた文字を読んで探します。表のレイアウトまでは残しません。詳しくはRAGチャットボットの対応ファイルをご覧ください。

URL

指定したページを1ページだけ取り込みます。サイト内の別ページへ自動では進みません。ログインしないと見えないページや、開いたあとで表示される内容は取り込めないことがあります。取り込んだページは、おおよそ1日に1回、内容を取り直します。

どのPDFを参考にしたか

ボット設定の「参照元を表示する」をオンにすると、回答に使った資料のタイトルを表示します。初期設定はオンです。表示されるのはファイル名そのものではなく、登録時に付けたタイトルです。

  • 埋め込みウィジェット：回答の下に「参照元」としてタイトルを表示します。パソコンでは、タイトルにマウスを置くと参照した本文の一部が出ることがあります。
  • 管理画面の動作確認：「関連ページ」としてタイトルを表示します。URLとして登録した資料は、そのページへのリンクになります。
  • 管理者の会話詳細：タイトルに加えて、本文の短い抜粋も確認できます。

ページ番号や、元のPDFファイルへのリンクは表示しません。参照元の表示をオフにすると、資料名も出ません。

質問から回答までの例

こちらも、登録する資料と質問の組み合わせの例です。実際の答えは、登録した資料の記載に沿います。

IT設定の手順

登録するPDFの例

  • PC初期設定.pdf
  • VPN接続手順.pdf
  • Microsoft 365利用手順.pdf

質問の例：在宅勤務の初日に、VPNへ接続したあとメールを見る手順は？

回答の流れ：VPN接続手順とMicrosoft 365利用手順から、接続とメール表示に関する記載を探して案内します。手順が資料になければ、確認できないと案内します。情シスの一次対応として置く場合は、情シス向け問い合わせAIもご覧ください。

店舗の開店手順

登録するPDFの例

  • 開店手順.pdf
  • レジ操作マニュアル.pdf

質問の例：開店前にレジを起動して、つり銭を準備する順番は？

回答の流れ：開店手順とレジ操作マニュアルから、起動とつり銭準備の記載を探します。

登録するPDFの例

総務・管理部門

  • 経費精算の操作手順
  • 備品申請の手順
  • 入社時の手続きチェックリスト

就業規則や経費規程の条文を探す場合は、社内規程をAI検索を見てください。

情シス

  • PC初期設定
  • VPN設定
  • Microsoft 365利用手順
  • アカウント申請手順

店舗

  • 開店・閉店手順
  • レジ操作
  • 棚卸し
  • トラブルの一次対応

現場・研修

  • 安全手順
  • 作業標準書
  • 研修資料
  • 点検手順

社内の定型質問をまとめる場合は、社内FAQ AIをご覧ください。

よくある質問

複数のPDFをまとめて検索できますか？
はい。同じボットに登録した複数のPDFから、質問に関係する箇所を探して答えます。PDFを1つずつ開く必要はありません。Freeプランで登録できるのはナレッジ5件、合計10MBまでです。
何件までPDFを登録できますか？
1ファイルは10MBまでです。件数と合計容量はプランで決まります。Freeプランはナレッジ5件、合計10MBまでです。有料プランでは件数を増やせます。プランごとの上限は料金で確認できます。
スキャンPDFにも対応していますか？
文字を選択してコピーできるPDFが対象です。ページ全体が画像のスキャンPDFや、手書きだけで文字をコピーできないPDFは読めません。
PDF内の表や画像も読み取れますか？
表は、表の中の文字を読んで探します。罫線やセルの結合など、表の見た目はそのまま残りません。文字をコピーできるPDFに入っている画像は、読み取れる場合は短い説明を付けて、質問の手がかりにすることがあります。フローチャートや画面キャプチャを、図のまま正確に読み取ることはできません。
古いPDFと新しいPDFが両方ある場合は？
どちらが最新版かを自動では判断しません。廃止版を削除するか対象から外し、最新版へ更新してください。同じ業務の資料を複数版で残すと、古い手順を案内することがあります。更新後は、代表的な質問で確認してください。
PDF以外のWordやExcelも一緒に検索できますか？
できます。PDFに加えて、Word（.doc / .docx）、Excel（.xls / .xlsx）、CSV、テキスト（.txt）を同じボットに登録できます。Webページは、指定したURLを1ページずつ取り込めます。サイト内の別ページへ自動では進みません。まずはPDFを登録し、足りない資料だけ他の形式を追加できます。
PDFに答えがない質問をした場合はどうなりますか？
関係する箇所が見つからないと、「登録されている情報では、この質問に直接対応する内容を確認できませんでした」と案内します。資料に書いていない手順を、一般論で補って答えることはありません。
どのPDFを参考に回答したか分かりますか？
ボット設定の「参照元を表示する」をオンにすると、回答に使った資料のタイトルを表示します。初期設定はオンです。表示されるのはファイル名そのものではなく、登録時に付けたタイトルです。埋め込みウィジェットでは「参照元」としてタイトルを表示し、パソコンではタイトルにマウスを置くと本文の一部が出ることがあります。ページ番号や、元のPDFへのリンクは表示しません。表示をオフにすると、資料名は出ません。
無料で試せますか？
Freeプランは0円で、継続して使えます。ログインユーザー1名、ボット1個、月100回の会話、ナレッジ5件（合計10MB）、会話の保存7日間で、Webサイトへの埋め込みができます。クレジットカードの登録は不要です。有料プランの料金と上限は料金をご覧ください。
試し始めるまでの手順はどれくらいですか？
アカウント登録、ボットの作成、PDFの登録を済ませると、質問を始められます。資料の整理や、ファイルの取り込みが終わるまでの時間は別です。手順はクイックスタートをご覧ください。

複数のPDFを登録して試す

Freeプランは0円です。ボット1個、月100回の会話、ナレッジ5件（合計10MB）まで、クレジットカードなしで継続できます。操作の流れはクイックスタートをご覧ください。

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